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如何在遠程會議中建立虛擬影響力? 第一部曲:龍頭 let’s RACE, even WFH – 顧問比爾

相信過去幾個月大家或多或少都體驗到了WFH(Work From Home)的滋味,跟不少朋友詢問大量遠程視訊會議的體驗與感受,多數人都反應:“鏡頭前感覺好不自然”、“遠程到最後都疲乏地不知道自己在哪個會議上”與“很沒參與感”等;但大部分朋友都覺得反正等到疫情過了,就會回歸朝九晚五的通勤模式,最近就先繼續撐過去這些遠程辦公的會議吧 ~ 

但猜猜看,很多企業,尤其是外商,更尤其是網路或科技公司(可參考這篇 Business Insider, 現在都開始研擬某些職位永久WFH的模式,再加上連我的偶像Bill Gates都説疫情過後商務旅行會大幅減少(可參考這篇 Business Insider);因爲老闆們看到了不用出差也可把很多事情辦成功的方式,看起來遠程會議技巧會是一個Must Get的職場優勢。

因爲自己顧問的工作性質,常年來總是客戶在哪裏我人就在哪裏,所以大量通過視訊/電話來與異地的同事/客戶進行遠程會議已是家常便飯。但其實剛剛接觸這樣的工作方式,也是經歷過不短的“啞巴吃黃連”(相信大家最近對這五個字應該頗有感受)階段,想説些什麽插不上嘴,真的輪到自己説話時對著電腦鍵盤(麥克風的位置)又不知道怎麽説才有溝通效果,心裏想著嘴裏講著,總有點不知所云的綁手綁脚,更別説因爲連綫問題造成的墨菲定律:“輪到自己説話時剛好斷綫”;對我這個自認溝通能力不差的顧問來説,著實都是考驗。

建立在去年12月針對藍途計劃結業式的感言上,在此分享我多年的經驗總結,將“如何在遠程會議中建立虛擬影響力”的技巧分龍頭/豬肚/鳳尾三部曲,希望對現在正在WFH的大家可以有些幫助,Let’s RACE even WFH:

第一部曲【龍頭】:事前準備與會議開場,爲自己在遠程會議的虛擬環境中找個好位子坐下

  1. 繪製好遠程會議的 Mental Reality

我時常會針對每場遠程會議事先在心中勾勒假想的現場畫面,假如是以往每周都會進行的例會,現場比較輕鬆,也有一定的Roundtable Routine (圓桌會議),因此換做是遠程視訊方式,節奏也應該是比較Casual的;但假如是有大老闆等級的季度/年度Review 會議,通常就會比較正式,加上最近因爲疫情,大部分企業業績都不太好,連帶著視訊會議的論調也會比較正經。

把這樣的會議現場氛圍在心中描繪清楚,甚至是假象自己就坐在每次周會時自己習慣的圓桌中間靠前的位子上,左邊是Peter,右邊是Mary等大家齊聚一堂的情景,總是可以讓我更快進入狀況,更好掌握會議節奏。

2. 設定好每場遠程會議的 Jump in Timing

遠程會議由於大家都是隔著鏡頭甚至話筒參加,最怕的就是鮮少發言刷存在感,慢慢地就在公司的虛擬環境中被隔離,進而影響老闆對自己的評價。因此,即便會議中沒有自己負責的議題,我都還是會習慣事先點列好想發表的論點與想問的問題,逼自己在每場遠程會議中都一定至少要發言一次

但由於會議進行是Dynamic的,很可能還來不及出嘴,準備好的發言内容就被別人搶走了,或是自己原先設定的問題在會議當中已通過討論得到答案,所以我通常會多準備2-3個論點與問題,並通過自問自答的方式,來進一步將論點與問題精煉到所有與會人員都一聽就懂,讓老闆們直覺認爲This is a great question的效果。

更重要的是建立在會議的Rundown上規劃清楚“最適合遠程發聲的時機”(在第二部曲中將有所呼應),在別人還沒想到之前搶得先機,例如:在會議最後一進入Q&A Session,就爭取做第一個提問的人;或是在會議進行到跟你論點相關的議題時,就要伺機而動進場發言(所以如何在遠程會議中保持專心也是個重點);甚至是反向操作,會議剛開始沒多久,就通過問個開門見山的問題,來將會議的焦點集中在自己身上。

3. 開場時通過打招呼 Check In會議

其實很多人參加視訊/電話會議會有個迷思:感覺好像只要Sign In,看到Zoom上出現自己名字就算參加;即便平常就算參加實體會議,你/妳也不是那個習慣跟現場與會同事打招呼的人,但由於將來遠程工作的模式將成為New Normal,不妨開始通過這個機會重新打造自己形象,每次成功加入綫上會議,提醒自己一定要跟會議中的大家説聲Hello

尤其是跟國外同事或廠商會議,揪著對方的時區,在自己中午時分跟美西同事說聲 good evening,這個既大方又體貼的問候絕對是最好的Virtual Ice Breaker;even more,就著最近的情勢隔空跟歐美同事交換對於疫情的看法,尤其是台灣目前獨步全球的防疫經驗分享,都可從頭就把自己跟對方在遠程會議裡的Virtual Distance給拉近

4. 比以前更重要的Self Intro

已經很多大型會議與年度峰會都被迫改版成線上進行,很多跨國企業也趁此更積極地把各種培訓改線上,將來免不了會多很多要對著電腦自我介紹的機會。缺少了見面三分情的優勢,虛擬式自我介紹將成爲新的First Impression來源,除了名字、所屬單位與國家等這些大家左耳進右耳出的so what 類型訊息,針對希望讓與會人士知道(甚至記得)的一個重點訊息(對,就一個,不用貪心)用三句話(對,就三句,不用貪心)來作為自介的結語,不僅展現個人特質,很多時候還可以讓與會老闆們產生好印象。

如果是公司重要議題的討論(如何面對疫情過後的新消費形態等),可以考慮把自己對於該議題的初步想法與相關經驗稍微帶到(同時,意思是如果等一下有什麽重要工作分配,先算上我一份);如果是比較輕鬆的培訓,不妨把自己對於該培訓的期望(What you want to takeaway from the training )抒發一下。

5. 打理你/妳的Virtual Image

其實視訊會議中其他人看到你/妳的模樣,就是你/妳平常照鏡子的模樣,要讓鏡頭裡面的自己看起來自信得體,當中最重要的練習點就是“視線”,拿出你/妳平常自拍時的招牌笑容(對的,這個時代連阿公阿媽都會跟著孫子孫女自拍,別説你不會),在輪到你説話時大方地“看著鏡頭”(不是視訊工具中裏的自己),跟與會同事與老闆虛擬地眼神交會,就像實體會議一樣。

值得注意的是自己在視訊會議工具中“整個窗格的儀容”:首先在穿著上,如果因爲WFH比較休閑,卻都還是可以通過較鮮艷的顔色容光煥發,或是通過深色系體現穩重,那代表的不是你愛打扮,而是你對於會議的重視,即便是遠程。

很多人習慣在書房參加遠程會議,看過不少領導就會在自己背景中的書架上擺上幾本最新的商業叢書,或是自己的family photos來體現自己對家庭的重視,這些心機都無形中幫你建立虛擬影響力,讓你的聲音更容易被傾聽,讓你的意見更容易被尊重 。

第二部曲將針對遠程會議進行當下的RACE交戰技巧進行分享,待續 !

#let’s RACE #遠程會議WFH #虛擬影響力

關於顧問比爾

土生土長台灣人,從小在台灣念到MBA畢業後,一個“世界這麼大,一定要出去闖闖”的簡單念頭,讓他即便沒出國留學,卻因為工作就這麼在海外奔波了15年,更因為許多機緣巧合,得以在超過15個國際級城市(橫跨超過10個國家)裡跟世界各國的同事與客戶們共事,進而通過文化的衝擊來學習作為一個國際平台的practitioner!積年累月試錯中精進,他發現自己在跨國的商務場合裡逐漸成為意見領袖;時常被同事詢問是否從小在國外長大,隨著年紀增長,這個偽命題讓自己意識到,或許可以將自己在過去15年通過跌跌撞撞所累積的國際交戰經驗做個系統化整理與分享,幫助有需要的朋友在面對全球化銳不可當的趨勢下,也可以游刃有餘地做個國際人!

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