海外職場軟實力：佈局，“事在人爲”的力量- 顧問比爾專題系列

經由先前兩篇比爾在“海外語音”的專訪，不少朋友私訊，希望對於顧問業有邏輯和組織的做事方式有更深入的了解。 經過幾番討論之後，我們決定再次邀請比爾為我們多分享些工作技巧，期待能與大家激盪出更多的火花與共鳴

“佈局”這兩字含義的境界，『佈』代表著佈置，『局』則是結局，所以佈局合起來的解釋就是“通過有巧思地佈置對的人事時地物，來構建整件事情的美好結局“，也就是説，任何事情的結局其實是可以被佈置出來的；還記得有一次跟很多中西方朋友一起討論佈局在英文上要怎麽翻譯，後來最有共鳴的是“Arrangement”，中譯“安排“也蠻貼切的，但總覺得就是少了佈局二字包含了“事在人爲”的深度。

時常在培訓客戶“佈局的力量”的時候，會拿下面的場景作爲例子來考客戶，大家也可以一起試試看：”老闆對著秘書問：訂書針在哪裏？”，如果你是秘書的話，你會怎麽反應？答案我們等到這篇文章的結尾再揭曉。

重點是總經理最想瞭解的是什麽，而不是我們想說什麽

那一年我奉命帶著客戶團隊出差莫斯科，目標是在三個月内把我們A專案的一整套管理流程與系統在客戶的俄羅斯分公司推行上線，到的第一周我們就興致冲冲希望預約俄羅斯分公司總經理的時間，跟他簡報專案内容以獲得他的支持，但當時總經理才剛剛到任2個月，熟悉分公司業務才是他的first priority，根本沒空理我們；再加上前腳有另一個B專案也來俄羅斯分公司這裏推行，整個效果很不好，據説還被總經理駡了一頓，以至於我們A專案團隊怎麽約就是見不到總經理一面。

最後總算皇天不負有心人，在動用了客戶總部的高層network後，戰鬥民族出身的俄羅斯籍總經理終於答應給我們“10分鐘“，而這10分鐘還是他結束一個會議后，原本預留給外出見客戶準備相關事宜的10分鐘，一同出差的客戶主管王總問我：『就只有10分鐘，方案都講不完，該怎麽匯報？！』，我反而靈機一動，淡定地對客戶說：『很簡單，看起來總經理直來直往喜歡速戰速決，我們就準備三張slides，一張講3分鐘，還可以留一分鐘給他問問題』；客戶一整個愣在那裏，原因他們根本不知道該從精簡到不能再精簡的原版本10頁裏面挑哪三頁出來，手心手背都是肉，每一頁都有重要的訊息必須跟總經理匯報。

我説：『不用挑，這10頁裏就只有集成方案價值視圖那張可用，另外兩張我們要重新製作』，客戶更是急了，隔天就要匯報，之前的最終版是不知道花了多少時間才修改出來的版本，這時候要臨時生兩張來給總經理匯報，不知道Bill到底葫蘆裏賣的是什麽藥；我就跟客戶說：『只有10分鐘，所以重點是總經理最想瞭解的是什麽，而不是我們想說什麽“，我接著説：『除了我們A專案的方案價值，我猜總經理會希望知道我們是不是有需要他協助的地方？另外，總經理也會想要知道我們A專案跟B專案的關係是什麽？ 』，一語點醒夢中人，客戶這才想到我們之前是沒有特別列出來準備需要總經理協助的地方，但是，總經理爲什麽會希望知道我們A專案跟B專案的關係是什麽，明明我們跟B專案就沒什麽關係 ………

我解釋説：『總經理未必真的需要答案，但他到時會用這題來找碴，所以這題是最關鍵的加分題』，一群人在我的説服下討論起來後發現原來我們跟B專案之間其實有蠻多在方案上必須拉通的整合點，後來一張清楚解釋A/B兩大專案的關係圖slide就出來了。

我們贏在think 3 steps ahead

隔天我跟王總兩個人帶著印出來的3張A4按時走進總經理辦公室，總經理一邊把西裝外套穿上準備外出見客戶，一邊不羅嗦地提點他真的只有10分鐘，我們講重點就好；接著，總經理把我們遞給他的3張A4從桌上拿起來翻閲，俄羅斯戰鬥民族的straight-forward特性使然，立刻挑釁地問了句：

『Only 3 slides？！』（意思是3頁你們可以説得清楚講得明白嗎？！），

我從容地回答：『Yes, let me start from the first slide, in which you will find the value propositions of our project ………』，

話還沒講完，總經理又急著問：『Wait, so what’s the relationship between A and B projects ?』，我先是跟王總兩人互看並會心一笑（當時心中的OS是”Jackpot ! “），

接著我不急不徐地對總經理說：『Please then turn to slide no. 3, in which you will find the 5 integration points between A and B projects, …….』

總經理開始聚精會神地聆聽我們的簡報（接下來的細節在這裏就不贅述了）。

結果，俄籍總經理因爲那10分鐘的匯報，立刻決定把隔天的行程排開來參加我們A專案的啓動會議（原本他不打算參加），並且在啓動會議中大大稱讚我們A專案團隊的職業化程度是他看過最棒的，一直到我們3個月後成功將流程系統導入上線，這中間只要有需要他一定都親上火線全力協助。當時同時出差其他國家的同事問我，爲何俄羅斯分公司總經理這麽大力支持我們（他們則是一直被別的分公司澆冷水），我説我們贏在”think 3 steps ahead”（多想三步）。

回到匯報前一天，當時其實跟一同出差的客戶團隊針對俄籍總經理的戰鬥民族特性做了以下的沙盤推演：

1. 匯報時間只有10分鐘：所以一定要切中要點，方式可以是整份10頁材料原封不動，但引導總經理只看重點，或是從頭我們就只準備3頁材料 -》 我們選擇後者，因爲主觀意識强烈的總經理不會乖乖地坐在那裏聽你引導他，只準備3頁材料其實目的就在於限制總經理的閲讀範圍；其次，我們刻意將3頁材料列印出來，總經理從頭就被我們這個舉動給某種程度“鎮”住，所以即便趕著去跟客戶開會，他也願意認真來聼我們的匯報。

2. 總經理10分鐘内最想瞭解的三件事情：（前面已描述）

3. 讓總經理輕鬆掌握A專案與B專案的關係：針對這部分我們當時花了最多時間討論。

A. 先是有成員認爲我們不熟悉B專案的内容，答不好還不如不答，所以選項一是我們誠實地回答：“總經理，對不起，我們不熟悉B專案的内容”。

B. 接著有成員說可以去幫忙打聽B專案的内容，但時間緊迫，選項二是直接口述回答：“總經理，我們A專案跟B專案的關係是……………”

C. 又有成員說總經理對兩個專案根本沒概念的情況下，很難光聽就懂，所以選項三是至少也要在白板上將兩專案的關係劃給總經理看。

D. 最後我鼓勵大家説，與其當場在白板上畫，選項四是我們事先Powerpoint上就畫好。

就是這樣子一步一步的沙盤推演，一步一步地自我要求，讓我們的準備無形中越來愈充分。

老闆要訂書針時，做個幫老闆把文件裝訂好的秘書

回到文章開頭的練習題，『老闆對著秘書問：訂書針在哪裏？“，

• 選項一：是跟老闆説：『老闆，對不起，我不知道在哪裏』 – 但相信即便真的不知道也不會有人這麽誠實地回答

• 選項二: 是跟老闆説：『老闆，訂書針在文具櫃從上數下來第二個抽屜的右邊』 – 記憶力超强，但意思是老闆你自己去拿；

• 選項三是找到訂書針后跟老闆説：『老闆，訂書針在此』- 老闆還得用老花眼自己把訂書針裝進去訂書機；
• 選項四是找到裝滿訂書針的訂書機後跟老闆説：『老闆，請讓我來幫忙裝訂文件』。

很多時候我會跟team member，甚至也會跟兩個女兒說：

做任何事情都一定要多想三步，才能讓事情總是更事半功倍，也讓事情最後如我們所佈局一般地發展；

回頭看因爲那10分鐘的匯報，換來從此俄羅斯分公司總經理總是這麽大力協助我們，直接促進A專案準時上線的成果，我會説我真的一點都不意外，因爲那是我們整個團隊用心think 3 steps ahead換來的。

所以從現在起請記得，老闆要訂書針時，做個幫老闆把文件裝訂好的秘書哦，共勉之 ！

專題人物-比爾

土生土長台灣人，從小在台灣念到MBA畢業後，一個“世界這麼大，一定要出去闖闖”的簡單念頭，讓他即便沒出國留學，卻因為工作就這麼在海外奔波了15年，更因為許多機緣巧合，得以在超過15個國際級城市（橫跨超過10個國家）裡跟世界各國的同事與客戶們共事，進而通過文化的衝擊來學習作為一個國際平台的practitioner！積年累月試錯中精進，他發現自己在跨國的商務場合裡逐漸成為意見領袖；時常被同事詢問是否從小在國外長大，隨著年紀增長，這個偽命題讓自己意識到，或許可以將自己在過去15年通過跌跌撞撞所累積的國際交戰經驗做個系統化整理與分享，幫助有需要的朋友在面對全球化銳不可當的趨勢下，也可以游刃有餘地做個國際人！

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