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海外職場軟實力:如何在遠程會議中建立虛擬影響力? 第二部曲:豬肚 – 顧問比爾

在Twitter後,Facebook的祖克伯也開始研擬部分職位永久WFH的計劃 ,接承在第一部曲(龍頭)幫自己在遠程會議中打造一個好彩頭的虛擬入場形式,第二部曲著重在會議進行過程中的交戰守則,希望協助大家即便面對著電腦鏡頭也可以强而有力地表達自己,進而達成自己參加每場會議的目標與目的:

【豬肚】:會議當中,即便是遠程也給出”猶如站起來走到講臺前般”有衝擊力的發言

6. 從頭就做一個好的傾聽者(Listener)

其實遠程辦公考驗的不是大家的生產力,而是自制力;真的做起事來相信每個人都是可以按時交作業的,但先不管家人打攪,是否在家裏的座位上(聽過不少人習慣在客廳電視機前)可以持續專心就像在辦公室一樣,對很多人來説都是個挑戰。

原因很簡單,連在辦公室開會都習慣滑手機開電腦幹私活的人,在家的誘惑實在太多了,遠程開會還要專心談何容易;但遠程辦公模式中幾乎所有公司重要訊息都來自會議,因此當你繼續在會議中神游,幾周下來,就會很難跟上也很難融入公司運作。

因此强烈建議大家在家辦公時,每場會議都要求自己通過做筆記的方式來“聆聽”(還聽過很用功的同事錄音重複播放的),除了要求自己的虛擬參與度之外,更重要的是,通過咀嚼會議内容,吸收其他與會者的智慧(總是有些同事做足功課,發言内容很有料),達到站在衆人肩膀上的“事半功倍”效果

7. 根據會議最新動態快速迭代( Fast Iterate)自己的發言内容

真實世界中會議的進行是動態的,并且很多時候不同人看事情的角度是一致的,因此即便事前準備好發言内容,很可能還沒輪到自己開口,就有部分被重叠掉了;又或是,老闆們突如其來的問題把整個討論完全帶到另一個平行世界 …

接承第6點所强調的“傾聽”,可以試試看通過整理別人發言内容的關鍵字,進一步針對自己預計要發言的内容(第一部曲中有建議提前準備2-3個論點)反復迭代進行“增刪改查”:

  • 增加針對當時重點討論内容的即時想法 : 懂得舉一反三,不被自己原先準備的内容給限制住。
  • 刪除已被强調過,或與其他人類似的論點 : 免得發言結束被吐槽,或被老闆們覺得怎麽XXX時常都在做換句話説的動作(沒有自己的中心思想)。
  • 修改自己原先的論點 : 可能是討論中發現自己原先的假設錯誤,又或許是聽了其他人的發言,進而啓發自己更具體更豐富的論述方式。
  • 查詢會議中自己沒聼懂或不熟悉的議題 : 這點絕對是遠程會議中最好的秘密武器,建議大家在桌面把谷歌開著,時時刻刻針對不熟悉的關鍵字眼進行查詢,不僅幫自己增加會議討論的補充資料,也避免墨菲定律發生(老闆接著剛好問道自己不熟悉領域的問題)。

簡單説,在真正輪到你發言前,通過“識時務者爲俊傑”的觀察力,分秒都是你可更進一步優化自己要傳遞訊息的機會。

8. 隨時做好即時加入(Cut In)任何討論的備

這個部分就端看每個人對於自己在會議中存在感的在乎程度了!

有時候人算不如天算,原本自己設定好的出場時機一直沒出現,眼看著會議就要結束,多數人大概就覺得算了:但建立在RACE的備戰模式下,建議大家試著在其中一人發言結束的那一秒,跳出來喊一聲:

“ This is XXX, just a couple points to add on to …….“

我是XXX,簡單幾個點補充一下)

通過預告的方式讓大家更願意在會議尾巴聽你說幾句。

記住,每次輪到自己發言時,尤其是你第一次參加某個大型遠程會議,一定要很快帶過自己的名字,不然很多時候電話中老闆們也不知道當時是誰發言:簡單扼要地將當時還沒人提及的論點帶過,哪怕只是兩三句話(但會議末聲切忌長篇大論式的發言),都可以更好去强化自己的虛擬影響力,也增加自己在老闆心中的“能聽度”

尤其是一段激烈的討論,當所有人都爲了某個話題在唇槍舌戰,你滿腹想法卻總是插不上嘴,除了抓好時間差,在其中一位同事/長官發言畫逗點的那一刹那切入,一個小技巧分享給大家,就是通過在會議群組中打字的方式來“虛擬式舉手“,提前爲自己搶到下一個發言的順位,就像在真實會議室中舉手一樣,讓與會者都看到你的積極度

9. 從頭就通過Summary(總結)來宣告自己的發言

很多顧問習慣在會議室拿起奇異筆用點列的方式,在白板上把想要表達的論點寫下來,有時候還會用一些簡單的幾何圖形來把自己的論點進一步做些歸類,如此一來總是可以讓聽衆不僅一聽就懂也更加一目瞭然;即便遠程的視訊會議沒這樣的環境,輪到自己發言時,可以試試看從頭就宣告說:“針對這個問題,我將從AA、BB與CC等三個角度來回答,首先針對AA的部分,……等“

這麽做的好處是,不僅從虛擬的角度達到在白板上點列自己答案的效果,更可以從頭就讓所有聽衆,尤其是期待從你這裏得到解答的對方,清楚知道你“預計給的答案量”有多少, 一種“大概再3分鐘應該就可以講完”的體感,好讓大家等你發言告一段落時再提出問題,進而減少自己被打斷的機率。

否則相信大家時常碰到發言的人劈里啪啦講個不停,缺少了起承轉合的邏輯節奏,很難讓聽眾追隨,主持人也不知道何時適合跳出來幫忙讓下一個發言的人出聲,很多時候會議就被這樣的無效發言給拖掉了。

10. 懂得通過技巧性地對質Confront)來捍衛自己的意見

實體會議中針對一個議題可能會引起不同部門間的爭論,遠程會議中也免不了,但礙於會議是通過視訊或電話等虛擬方式進行,所以時常發生很多人的建議被Diss或是Bypass,卻也不想(不知道怎麽回應)或是覺得沒必要(懶得跟對方計較)爲自己的立場站出來護航!

除了第八點中建議的即時加入(cut in)技巧,建議大家可以用下面三個方式來技巧性地回應,一方面捍衛自己的寶貴意見,另一方面也讓同事們(尤其是老闆們)感受自己堅定的立場,讓自己往後的意見更容易得到重視:

稱贊(或引用)會議中其他人表達過的意見

“Just would like to echo what XXX just said…”

如同剛剛XXX所説的,表達對於XXX意見的贊同之意

以別人的意見爲基礎,不僅從頭就幫自己拉到一票(通常被你稱贊的對方站出來幫你護航的機率不低),更間接表達自己是個好的傾聽者,總是非常重視他人的建議(潛意識告訴對方也要尊重自己的建議)。

提醒對方可能理解有錯誤:

“Maybe XXX somehow misunderstood my points …

(或許XXX可能誤解了我的重點)

如果感覺對方的質詢不是很到點,就我個人經驗,超過70%的機會其實對方沒聼懂,或沒抓到重點,勇敢但友善地站出來跟對方說,別客氣。

再次總結自己的論點

“Let me quickly recap what I just said…”

(讓我很快複述一下我之前説過的 )

通過此方式重新整理想要表達的重點(要懂得善用“換句話説”的技巧),同時讓所有人感受自己對於所發表言論的信心(很多時候對方再聼一次后,就會有種“也對”的感受)!

第一部曲:海外職場軟實力:如何在遠程會議中建立虛擬影響力? 第一部曲:龍頭 – 顧問比爾

第三部曲將針對遠程會議尾聲如何畫下完美句點的技巧進行分享,待續 !

#let’s RACE

#遠程會議WFH

#虛擬影響力

關於顧問比爾

土生土長台灣人,從小在台灣念到MBA畢業後,一個“世界這麼大,一定要出去闖闖”的簡單念頭,讓他即便沒出國留學,卻因為工作就這麼在海外奔波了15年,更因為許多機緣巧合,得以在超過15個國際級城市(橫跨超過10個國家)裡跟世界各國的同事與客戶們共事,進而通過文化的衝擊來學習作為一個國際平台的practitioner!積年累月試錯中精進,他發現自己在跨國的商務場合裡逐漸成為意見領袖;時常被同事詢問是否從小在國外長大,隨著年紀增長,這個偽命題讓自己意識到,或許可以將自己在過去15年通過跌跌撞撞所累積的國際交戰經驗做個系統化整理與分享,幫助有需要的朋友在面對全球化銳不可當的趨勢下,也可以游刃有餘地做個國際人!目前經營個人部落格:弼看 Billieve

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