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在韓國辦活動,你一定要拿捏的準則

到韓國辦活動和在台灣有甚麼不一樣?有甚麼地方和台灣差很大?

最近和閨蜜雪莉敘舊,聊到這些日子以來,我兩都常常去韓國辦活動,我們聊起了韓國人的特質,與他們共事的互動關係,雖然距離我們很近的韓國,但是做起事情來還是有那麼點不一樣。

韓國人的特質

近年來,電視上常常播放著韓劇,還有ㄧ些年輕人超哈的男女韓團,相信台灣人對韓國人很不陌生。韓國人對我而言,一直都是外國人中最有緣的,從一畢業對口的客戶到在英國求學時的室友和後來自己出去租房時的韓國房東,到現在也負責韓國市場。

我對他們的印象是很直爽、有話直說,也很熱情豪邁。不過有違反他們原則的時候也是非常直接和據理力爭。

做事認真快速且果決

與韓國人共事,基本上都是可以很放心,他們做事很認真也很迅速,即使是面對客戶端提的做法或是決議,也不是只為了取悅客戶而全部答應,他們也是很理性提出他們的看法,除非提出合理的說明他們才會買單。

有禮貌但很有原則

在溝通的過程中,看法難免或有不一致的時候,有時候我們認為很簡單的事情,在那邊或許執行起來並不是這麼理所當然,我們也是百思不解有這麼不容易嗎?記得有次在五天前要和一五星級飯店改媒體記者會的餐前小點,但是飯店一直都很堅持無法做調整,整個溝通過程中,他們是語氣和緩但態度卻是非常的堅決。後來,為了這件事情,我們特地約了見面,彼此各退一步才把這件事情喬定,或許這是所謂的見面三分情。

做事仔細且精準化

以前記得在英國念書的時候,有認識一位韓國朋友,她在做菜的時候,特別仔細。有一次跟他做菜,發現她灑鹽的方式是事先將瓶子里一點點的鹽灑在手上,最後才倒在炒菜鍋裡,不像一般人,可能就直接憑感覺的將鹽撒在炒菜鍋裡。當時我以為是個人習慣,但沒想到日後與其他韓國同事工作時,我發現大部份的韓國都特別小心仔細,我們在準備活動時,不管是準備礦泉水或是午餐的數量都掐得很精確,與他們共事的感覺就是特別覺得他們井井有條。

需要注意哪些細節呢?

和台灣原則不一樣 一定要事先問清楚

很多時候,我們辦事情多會以自己的經驗為認知,但在異地辦活動準則常常會和我們認知不一樣,所以為了避免疏失,事情的詢問和確認就顯得相當重要了。在台灣辦活動時,報價單上的報價都常常會有調整的空間,有些時候可能會因為辦活動的天數多或是人數多就會給個折扣。但在韓國的經驗是費用多少就是多少,沒有折扣;或是像在飯店辦活動結束的時間,幾點就是幾點,必需要很準時的結束。

重視美感與時間觀念

在飯店辦活動,不時都會看到韓國人重視細節和美感的地方,都會讓人覺得他們真的很用心。像是對於吃素的客戶,我們ㄧ般都是到桌旁詢問,但在韓國,飯店工作人員會在椅子上綁一條秀氣的帶子來做區別,方便上菜也可以免於打攪客人。

在吃Buffet的時候,也會標上有顏色的貼紙方便告知吃素的客戶哪個可以享用。

另外,在辦活動時候,由於韓國飯店特別重視準時這件事情,我們也會特別提醒大家要準時開始與結束活動。

語言需翻譯

在與五星飯店溝通時候,業務英文通常都還算不錯,但是現場經理的英文就未必能通了,所以我通常會找一個韓國同事當翻譯,這樣在當天執行起來可以更順暢。更多時候像是辦記者會,我們也都會找同步口譯來做翻譯,所以若是在當地辦活動,與其用英文溝通,若是能用他們的韓語進行,會更順利。

媒體記者會都會找口譯

個人經驗僅供參考

去韓國首爾辦活動有哪些場地和飯店適合呢?

下面針對活動和記者會場地來做ㄧ些分享:

1. The Westin Chosun  

地址:106 Sogong-ro, Sogong-dong, Jung-gu, Seoul, South Korea

此飯店位於熱鬧的明洞附近,交通相當方便。對Westin Cousu的印象,是個相當簡單又高雅的飯店,之前曾在這邊辦過記者會,整體而言,在這邊辦活動算是相當成功。 

2. The Hilton Millennium

地址:50, Sowol-Ro, Jung-Gu, Seoul, 04637, South Korea 

此飯店位於首爾市區的ㄧ個小山坡上,離首爾車站不算遠,很適合公司好幾天的團體活動,附近有南山和首爾塔等知名景點,旁邊還有個賭場。
飯店房間看出去可以看到首爾塔
首爾車站
飯店旁邊有個可以很嗨的賭場
曾在這邊辦過研討會,整體的服務算是相當不錯,價錢也在五星飯店中算是相當合理的。 

3. JW Marriott

地址:176, Sinbanpo-ro, Seocho-gu, Seoul, 06546 South Korea

但是預算如果足夠,這是一家不管辦研討會或記者會都很適合的場地。大家對他們的評價是讚不絕口。

4. The plaza

地址:119 SOGONG-RO, JUNG-GU, SEOUL, KOREA 04525

The Seoul Plaza是五星級飯店,但比較具有設計感。適合辦記者會,若是要辦過夜的活動比較不適合,因為房間有點小。 

5. COEX Convention & Exhibition Center

地址:513 Yeongdong-daero, Samseong 1(il)-dong, Gangnam-gu, Seoul, South Korea

相較於飯店場地,這裡場地的價格是更親民的,而且地理位置也方便。但是由於這個場地很熱門,建議提早3-4個月前預訂。 

之前因為公司活動有表演,我們找了幾家不錯的造型師,也和大家分享一下

享受韓星般的體驗
韓國髮型師功力真強

以下是一次兩個造型師的費用:

1. MACJI: USD450

http://www.macji.co.kr

2. Juny.M: USD 400

http://www.junym.com

3. SHA SHA:USD490

http://www.sha-sha.co.kr

4. Cinqde Beaute: USD600

https://www.cinq.co.kr/

後記

在韓國辦活動,研討會大家都會滿準時就坐滿了,媒體朋友也是到最後一刻會全部到齊,基本上出席率不會是個問題。但我發現不管是來上課的或是媒體朋友們,都非常愛發問問題,所以在時間的規劃上,大家就要好好斟酌一下囉!

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